公关公司接待rundown

公关公司接待Rundown

一、会议前的准备工作
1. 确定会议目的和主题
– 与客户沟通，了解他们的需求和期望；
– 根据客户要求确定会议的目的和主题。

2. 策划会议日程安排
– 设定会议开始和结束的时间；
– 根据会议内容确定每个环节的时间分配；
– 安排休息和用餐时间。

3. 确定会议地点
– 根据与客户的沟通，选择合适的场地；
– 确保场地设施和设备齐全。

4. 发送邀请函和确认参会人员
– 将会议邀请函发送给客户和参会人员；
– 在会议前确认参会人员的身份和出席情况。

二、会议当天的工作安排
1. 指定接待人员
– 确定接待人员，并提前进行培训，确保其了解会议安排和相关要求；
– 安排接待人员值班时间和轮班。

2. 提前布置会场
– 根据会议日程，提前将会场布置好并检查设备是否正常运作；
– 摆放会议材料和文件，准备会议讲台。

3. 进行会前调试和测试
– 测试投影仪、音响和灯光等设备是否正常运转；
– 检查各个环节的演讲稿和PPT是否导入成功。

4. 按照会议日程安排进行会议
– 开场致辞，向与会者介绍会议目的和主要内容；
– 进行主题演讲和专题讨论；
– 安排茶歇和用餐时间；
– 提供Q&A环节，回答与会者的问题；
– 结束致辞，总结会议成果。

三、会议后的工作安排
1. 撰写会议纪要
– 将会议内容进行整理和归档，记录会议决策和重要讨论点；
– 将会议纪要发送给与会者和相关人员。

2. 进行后续跟进工作
– 根据会议结果，制定行动计划，并跟进执行进展；
– 与客户保持良好的沟通，提供后续支持和服务。

3. 收集与会者反馈
– 发送反馈调查问卷，了解与会者对会议的评价和建议；
– 根据反馈结果进行改进和优化。

4. 完成会议总结报告
– 汇总会议纪要和与会者反馈，撰写会议总结报告；
– 将报告发送给客户和相关人员，以及公司内部进行分享和学习。

以上是一份典型的公关公司接待Rundown，在策划和组织会议时，需要根据客户需求和会议目的灵活调整。通过精心的准备和周密的安排，公关公司可以提供优质的接待服务，满足客户的需求，提升公司形象。